Firma documenti online, anche a distanza, con un semplice codice OTP
Con il software Trialo Sign OTP puoi inviare documenti a clienti, pazienti e collaboratori e raccogliere la loro firma elettronica online, anche a distanza, direttamente da smartphone, tablet o computer.
Il destinatario riceve un collegamento al documento, può consultarlo e completare la sottoscrizione attraverso un codice temporaneo OTP, senza installare applicazioni o utilizzare dispositivi dedicati.
La piattaforma è pensata per gestire contratti, preventivi, consensi informati, autorizzazioni, informative e altri documenti professionali, con un processo di firma tracciabile e integrabile nei flussi di lavoro della struttura.
Cos’è la firma elettronica con OTP
La firma elettronica con OTP (One Time Password) permette di sottoscrivere documenti online utilizzando un codice temporaneo inviato al firmatario tramite SMS o altri canali previsti dal servizio.
Il destinatario può visualizzare il documento e confermarne la sottoscrizione direttamente dal proprio dispositivo, senza stampare, firmare a mano o effettuare scansioni.
Quando l’intero processo soddisfa i requisiti normativi previsti, la firma elettronica con OTP può essere utilizzata nell’ambito di una Firma Elettronica Avanzata (FEA).
Il software Trialo Sign gestisce il processo di sottoscrizione e ne registra le operazioni, consentendo di ricostruire i passaggi effettuati.
L’intero processo genera un audit trail completo e collega in modo sicuro il firmatario al documento.
A chi si rivolge Trialo Sign OTP
Una sola piattaforma per raccogliere firme elettroniche avanzate in diversi contesti professionali.
Sanità
Firma di informative, autorizzazioni, modulistica sanitaria, documentazione amministrativa e consensi quando il processo adottato prevede l’utilizzo della firma elettronica con OTP.
Studi professionali
Firma di incarichi, preventivi, deleghe, informative privacy, autorizzazioni e documenti da sottoporre al cliente anche a distanza, senza necessità di presenza fisica.
Aziende
Gestione digitale di contratti, ordini, offerte, modulistica interna, autorizzazioni e documenti HR, con un processo tracciabile e facilmente integrabile.
Ordini e Albi professionali
Firma elettronica di istanze, dichiarazioni, accettazioni, deleghe e modulistica rivolta a iscritti, professionisti, consiglieri o utenti dei servizi online.
Settori non sanitari
Firma elettronica per consensi, autorizzazioni, preventivi e documentazione di attività professionali come centri estetici, studi di tatuaggi e cliniche veterinarie.
Cliniche veterinarie
Firma OTP a distanza di preventivi, autorizzazioni e documenti veterinari. Possibilità di firma grafometrica in clinica.
Firma OTP o firma grafometrica?
| Firma OTP | Firma grafometrica |
| Il firmatario riceve un codice temporaneo OTP, ad esempio via SMS o email, e lo utilizza per confermare la firma del documento. | Il firmatario firma su tablet o iPad con penna digitale, acquisendo anche i dati grafometrici della firma. |
| È particolarmente adatta quando il documento deve essere firmato a distanza, senza presenza fisica del firmatario. | È particolarmente adatta quando il firmatario è presente in struttura e si vuole riprodurre un’esperienza simile alla firma su carta. |
| Non richiede dispositivi dedicati: il firmatario può completare il processo da smartphone, tablet o computer. | Richiede un dispositivo abilitato alla firma grafometrica, come iPad e Apple Pencil. |
| Il valore probatorio dipende dal processo adottato: identificazione, OTP, audit trail, integrità del documento e conservazione. | Il valore probatorio è rafforzato dall’acquisizione dei parametri grafometrici, come pressione, velocità, ritmo e coordinate del tratto. |
| Ideale per documenti, autorizzazioni, informative, deleghe e moduli che devono essere firmati in modo rapido e tracciabile. | Ideale per consenso informato sanitario, documenti firmati in presenza e processi che richiedono una Firma Elettronica Avanzata con dati grafometrici. |
Il software Trialo Sign supporta sia la firma elettronica con OTP, utilizzabile anche a distanza, sia la firma grafometrica su iPad, pensata per raccogliere la sottoscrizione direttamente in studio o presso la struttura. È possibile scegliere la modalità più adatta al documento e al processo da gestire.
Visualizza la pagina relativa alla firma grafometrica.
Come funziona la firma elettronica OTP: 5 semplici passaggi
Il nostro sistema è costruito per integrarsi perfettamente nel tuo flusso di lavoro.
- Generazione:
Il documento viene caricato o predisposto nella piattaforma Trialo Sign, con i dati e le informazioni necessarie alla sottoscrizione. - Visualizzazione:
Il destinatario riceve un collegamento per visualizzare il documento online, anche a distanza. - Firma:
Il firmatario consulta il documento e conferma la sottoscrizione utilizzando il codice temporaneo OTP. - Sigillo:
Il sistema sigilla immediatamente il PDF con i dati crittografati della firma e registra i dati di audit. - Archiviazione:
Il documento viene gestito nell’archivio digitale della piattaforma e, quando previsto, può essere destinato al servizio di conservazione digitale a norma.
L’affidabilità di Trialo Sign in numeri
Documenti firmati
Ogni anno migliaia di moduli vengono sottoscritti in totale sicurezza legale.
Validità Legale
Può essere utilizzato in un processo di Firma Elettronica Avanzata (FEA).
Tempi di gestione
Addio a scansioni, stampe e ricerche manuali negli archivi cartacei.
Perché scegliere Trialo Sign OTP
Nessuna installazione
Trialo Sign OTP è disponibile in cloud e non richiede installazioni locali, server dedicati o configurazioni complesse.
Firma da smartphone
Il firmatario può aprire il documento da smartphone, tablet o computer e confermare la firma tramite codice OTP temporaneo.
Audit trail completo
Ogni passaggio viene tracciato: invio del documento, autenticazione, utilizzo dell’OTP, firma e completamento del processo.
Conforme eIDAS e CAD
Trialo Sign permette di configurare processi di sottoscrizione elettronica tenendo conto dei requisiti previsti dal Regolamento eIDAS e dal Codice dell’Amministrazione Digitale.
Conservazione digitale
I documenti sottoscritti vengono gestiti digitalmente e possono essere destinati a un servizio di conservazione a norma, secondo le modalità previste dal servizio attivato.
API disponibili
Trialo Sign OTP può integrarsi con gestionali, portali, CRM, sistemi documentali e applicazioni verticali tramite API dedicate.
Cloud italiano
La piattaforma opera su infrastruttura cloud in Italia, con attenzione alla sicurezza, alla sovranità del dato e alla conformità GDPR.
Processo guidato
Il flusso accompagna il firmatario passo dopo passo, riducendo errori, passaggi manuali e richieste di supporto.
Domande frequenti su Trialo Sign OTP
Cos’è la firma con OTP?
La firma con OTP è una modalità di firma elettronica che utilizza un codice temporaneo inviato al firmatario per confermare l’operazione di firma.
La firma OTP ha valore legale?
Sì. Il valore giuridico e probatorio dipende dal processo di sottoscrizione adottato. Trialo Sign OTP consente di gestire un processo tracciabile, con strumenti di identificazione, protezione del documento e registrazione delle operazioni effettuate.
La firma OTP è una FEA?
Può esserlo, se l’intero processo soddisfa i requisiti previsti dalla normativa. Non è il solo codice OTP a determinare la qualificazione come Firma Elettronica Avanzata, ma il processo complessivo.
Posso firmare da smartphone?
Sì. Il firmatario può aprire il documento dal proprio smartphone, ricevere il codice OTP e completare la firma senza recarsi fisicamente presso la struttura.
Serve installare un’app?
No. Trialo Sign OTP può essere utilizzato tramite browser, senza installare applicazioni dedicate sul dispositivo del firmatario.
Trialo Sign OTP può integrarsi con il mio gestionale?
Sì. La piattaforma può integrarsi con gestionali, portali e applicazioni verticali tramite API dedicate.
Posso far firmare un documento online a una persona che si trova in un’altra città?
Sì. Con Trialo Sign OTP puoi inviare documenti e raccogliere firme elettroniche a distanza, anche quando il destinatario non è presente nella tua struttura. Il firmatario può consultare il documento online e completare la sottoscrizione tramite OTP, utilizzando smartphone, tablet o computer.
Quali documenti posso far firmare online con Trialo Sign?
Trialo Sign OTP permette di gestire la firma online di preventivi, contratti, consensi informati, incarichi professionali, autorizzazioni e dichiarazioni. La modalità di sottoscrizione più adatta viene definita in base alla tipologia di documento e ai requisiti applicabili.
Digitalizza i tuoi processi di firma con il software Trialo Sign.
Con Trialo Sign OTP puoi inviare documenti e raccogliere firme elettroniche online, anche a distanza, semplificando le attività di studi professionali, aziende e strutture sanitarie.
Scopri come Trialo Sign può adattarsi alle esigenze della tua organizzazione.